Por Elizabeth Duarte

Introducción

Los archivos bancarios forman parte de los archivos económicos o de empresas, compone hoy día un rango particularmente interesante dentro de los archivos privados[1]. Por los que obligatoriamente deberán estar clasificados y organizados los documentos que se encuentran en sus depósitos documentales.

La función archivística es un aspecto de enorme trascendencia dentro de una administración, puesto que depende mucho de ella la legislación de los trámites generados de las actividades de las bancas, tanto pública como privada.

Además, cualquier otro tipo de Institución sea esta privada o pública e incluso de sujeto individuales, basa su correcto funcionamiento en un constante proceso de toma de decisiones, tales decisiones serán positivas y relevantes para los intereses y objetivos organizacionales en la medida que estén solidamente fundamentado con información exacta y oportuna.

El funcionamiento dinámico de una entidad bancaria es requisito indispensable paras su éxito. He aquí, que el sistema archivístico juega un papel de vital importancia, pues la incapacidad del sistema para localizar y recuperar con rapidez determinada información, provoca la reducción de la eficacia.

1. La Situación de los Archivos Bancarios

La gestión documental requiere un tratamiento adecuado desde su génesis, como se forma, de donde procede, a que jerarquía administrativa corresponde y a que legislación y objetivo obedece – respect des fonds – lo cual permitirá la formación de un archivo estructuralmente organizado, además supone una gran economía de trabajo diario, así también la calidad de este trabajo será superior en parte por la correcta y oportuna información de que dispone al tomar decisiones, evitando de esta manera un gran número de incidentes y correcciones.

Lástima que en nuestro país, hasta hoy día los archivos de las instituciones tanto públicas como privadas, sufren todo tipo de errores de tratamiento y conservación documental. A continuación se menciona el estado en que se encuentra.

· La falta de espacio en sus locales para custodiar sus documentos especialmente los que no son necesarios para el tramite administrativo diario;
· La carencia de personal cualificado;
· Y la inexistencia de una normativa que establezcan las pautas de clasificación, ordenación y expurgo de los documentos generados.

Las instalaciones de los documentos en el depósito es una tarea íntimamente relacionada con la organización de fondos y consiste, como su propio nombre lo indica, en la ubicación física de todo el acervo mediante unidades de instalación, ya sea n cajas, legajos o libros[2]. Los Bancos públicos y privados en Paraguay no tienen en cuenta las Instalaciones en donde albergan sus documentos, sus locales o departamento carecen de las mínimas condiciones de conservación, y generalmente se encuentran en biblioratos, carpetas o simplemente empaquetados y amontonados sin ninguna organización etc, etc.

Otro de los problemas es el espacio físico con la que dispone, es reducida por lo tanto los documentos que no son necesarios son expurgados o los trasladan empaquetados en depósito. Todo esto a tenido como consecuencia que las Instituciones Bancarias no siempre hayan conservado sus documentos y, en caso de haberlo hecho, no lo hayan tenido organizados teniendo en cuenta las Normas Internacionales en cuanto a Organización de Archivo se refiere, estos no poseen un cuadro de clasificación es todo empírico,.

El otro punto a ser tratado es el personal cualificado, en primer lugar los archivos los maneja personas que no tiene ningún tipo de formación en archivística, solo poseen conocimientos básicos estas personas son meramente custodios de la documentación, decimos que el archivero es técnico porque debe conocer – El tratamiento de los documentos en sus diferentes edades – Técnicas de organización y archivística; - Conocimiento de la historia en general y la historia de la institución en particular; - Conocimiento de reprografía y Conservación de Documentos, - Dominios de Técnicas de recuperación de la información ; y conocimientos de Informática.

Y por último en cuanto a normativas que establezcan pautas tenemos a la ley 1099 que “Establece la obligatoriedad del depósito de los documentos oficiales en el Archivo General de la Nación no recibe más documentos por falta de espacio, eso por una parte y por la otra los Bancos son los que deciden que documentos son importantes de conservar y cuales no, aquí surge dos preguntas ¿Quién determina la conservación y la eliminación de estos documentos? ¿Cuáles son las pautas que utilizan para la eliminación? Dos interrogantes que nos da para reflexionar.

Conclusión

Se ha comprobado con tristeza y hasta si se quiere con lástima la posición marginal del archivo dentro de la estructura organizacional. En la realidad administrativa el archivo sigue siendo unas dependencia que se caracteriza, todavía, por un carácter finalista. Recibe, custodia y sirve la documentación ya tramitada, lo que le convierte en un servicio poco vivo, en algunos casos el archivo es considerado más como un servicio cultural que administrativo siempre se ve postergado en el orden de prioridades para conseguir mayores recursos.

Evidentemente han empezado la casa por el tejado, pasando por alto lo que verdaderamente constituye el trabajo archivístico; a simple vista uno creería que todo esta en orden, pero al efectuarse un estudio y análisis de la situación, encontramos que carecen en gran medida de las especificaciones técnicas, las cuales deben ser realizadas con basamentos en principios y técnicas archivísticas.

Además se suma a lo expuesto, la ausencia de una política de gestión documental similar a la Record Management, que controla el documento desde su creación, lo cual convierte a los archivos en piezas fundamentales dentro del sistema, puestos que son el primer órgano que debe ser dirigido por profesionales técnicamente calificados, quienes ejercen el primer tratamiento de la documentación administrativa.

Finalmente podemos decir que un archivo estructuralmente bien organizado supone no solo una gran economía de horas de trabajo diario sino que la calidad de este trabajo será superior en parte por la correcta y oportuna información de que se dispone al tomar decisiones, evitando un gran número de incidentes y correcciones.








[1] TORTILLA, Ma. Teresa. Los Archivos Bancarios en España, p.27
[2] CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de archivistica. Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 1994, p.251.