Los archivos de la administración Además del Archivo General, las diferentes instituciones gubernamentales mantienen sus propios archivos, que se nutren con los documentos generados por los distintos departamentos. No se ha dispuesto legislación alguna para transferir al Archivo General de la Nación, periódicamente, los fondos producidos en los archivos administrativos.
Al paso del tiempo, los archivos no han perdido su papel primario como apoyo para las decisiones administrativas y a lo largo de los siglos han adquirido nuevas funciones como elementos de la cultura, fuentes de la historia, garantía de los derechos ciudadanos, mecanismos para la transparencia de la administración y recientemente como centros de información necesaria para el desarrollo de la ciencia, el avance del conocimiento y la construcción del saber.
El adelanto de las nuevas tecnologías y el surgimiento de los variados soportes
informáticos ha dado una nueva dimensión a los archivos, entendido como centros de información tanto para la comunidad de investigadores como para cualquier persona que tenga necesidad de consultar información retrospectiva.
Para tener una pincelada general de la situación por la que éstas atraviesan; se pueden mencionar algunas catástrofes ocurridos y que ocasionaron la desaparición de una gran cantidad de documentos. Por ejemplo:
El archivo Central de la Municipalidad de Asunción: el estado calamitoso en que fueron encontrados los legajos sobre ingresos y egresos quedaron inutilizados al aparecer inundada la sala del Archivo Central de la referida entidad; los documentos se encontraban en el suelo ante la falta de estantes para ubicarlos, estaban flotando en el agua y se presume que entre los mismos se hallaban legajos muy importantes, relacionados nada menos con los ingresos y egresos de la institución.
En el Ministerio de Agricultura y Ganadería: el Contralor General de la República dijo que gran parte de la documentación que hace la administración pública fue consumido por las llamas. Se sospechó que fue provocado. Tanto los archivos, muebles, documentos y demás equipos que lograron ser salvados fueron depositados en un estacionamiento de autos (esto ocurrió en el año 1992, hasta 1996 seguían en el mismo lugar) será que estos documentos han perdido su valor administrativo o simplemente no se cuenta con el espacio suficiente para albergarlos.
El caso del desfalco en la telefónica estatal "ANTELCO" los documentos de esta institución ha sido llevado en un camión transportador de animales, por orden de su titular, supuestamente para superar la "desinformación" de los legisladores; el interés por nuestra parte no es demostrar la desinformación de los legisladores, sino más bien la acción de nuestros administradores públicos, sobre el trato que brindan a los documentos y la poca importancia que revisten para ellos.
El Archivo de los Astilleros del Arsenal de la Marina: esto relacionado con los ingresos propios de 1992 y parte de 1993 que fueron quemadas en forma irregular y clandestina; aunque lo más insólito de todo esto se deja traslucir por medio de la fotografía del matutino ABC Color, sección Política. Y la cadena sigue, mencionarlos todos sería interminable
El Archivo Central del IPS (Instituto de Previsión Social): expedientes de asegurados en estado lamentable en el sótano del edificio sito en Herrera y Constitución. Documento en donde se registra toda la información de los aportantes, vitales a la hora de gestionar la jubilación. El departamento funciona en el subsuelo y es asignado a los funcionarios "castigados o trasladados de otras secciones".
Doctora en Documentación por la Universidad Carlos III de Madrid (España). Licenciada en Bibliotecología por la Universidad Nacional de Asunción (Paraguay). Pasantía Educativa en el Centro de Información y Documentación Científica (CINDOC) dependiente del Consejo Superior de Investigaciones Científicas (CSIC, Madrid).
